ビジネスチャンスをつかむeメール
eメールは、今やビジネスに欠かせない重要なツールになりつつあります。
例えば、訪問のお礼、注文品の受領通知、顧客・会員への時候の挨拶など、様々な場面で用いられています。組合でも盛んにメールが用いられている理由は、その「気軽さ」にあります。
電話や手紙と違って、時間と場所を選ばずに送受信が可能であり、相手の都合を確認しなくても連絡ができるため、気軽に用いることができるのです。
eメールを上手に賢く使って、組合運営、ビジネスチャンスの拡大にとおつなげください。
| ▼eメールのメリット ▼eメールの基本書式 ▼組合からのメール文例 |
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eメールのメリット
いつでも送受信できる
eメールの最大のメリットは、いつでも送れるということ。eメールを送信すると、インターネットを経由していったん相手のメールボックスに納められる。そして、相手はいつでも好きなときにそのeメールを読むことができます。
電話の場合は相手がいないとつながらない、eメールなら相手が不在でも送ることができるわけです。しかも、電話やファクシミリと違って、ベルが鳴ったり音がするわけではないので、深夜などに突然思いついて送信しても不都合はないはずです。
モバイルツールを活用していれば、外出中でも海外出張中でもeメールの送受信ができます。時間も場所も選びません。
速くて安い
コストが安いことも、ビジネス上では大きなメリットといえます。インターネットヘの接続料金や通話料金はかかりますが、世界中のどこへ送信してもそれほどコストはかかりません。
しかも、eメールが届く速さは数秒後。遅くとも数分後です。ほぼリアルタイムで、自分のデスク(端末)から相手のデスク(端末)に直接メールが届きます。コストの面でも、スピードの面でも、市内電話感覚でどこにでも送信できるのです。
動画や音声を添付できる
eメールには、本文の他にファイルを添付する機能があります。ファイルとは文章や図表などのデータに名前を付けてまとめたもののこと。この機能を有効に活用すると便利です。
例えば、長い文章を送りたいときには、eメールの本分には、それを添付した旨を書いておいて、添付機能を使ってその文章を一緒に送信するのもいかがでしょうか。なお、文章や図表ばかりでなく、写真や音声、さらには動画などもファイルにすることがでぎるので、これらも添付ファイルとして送信することができます。
この機能をうまく活用すれば、相手にわかりやすくてインパクトの強いメッセージを送ることができるのでは。
保存、検索、加工ができる
受信者はもちろん、送信者も、メッセージをファィル化して、保存しておくことができます。
eメールはデジタルデータなので、必要に応じて加工するなど再利用が容易にできます。例えば、所定のフォーマットを送信しておけば、必要なときにそれをもとに書類を作成することも可能に。また、定期的に送られてきたデータを、受け取った人が必要な部分だけピックアップして新しいデータに加工する、といった活用法も行なえます。
一度に大勢に送信できる
eメールには、同じ文面のメッセージを同時に複数の人に送信できる機能があります。例えば、組合員に会合通知などの業務連絡、告知などをするときに威力を発揮します。しかも、コストはDM・FAXよりも安く済みます。また、独自のメールマガジンなどを配信するときにも、この機能が役立ちます
気楽にやりとりできる
eメールには、比較的かしこまらないコミュニケーションができるというメリットがあります。逆にいえば、まだフォーマルなコミュニケーション手段として認知されていないということでもあります。
組合やビジネスの場合には送りっ放し、受けっ放しで澄むことができないことを注意しなければなりません。ただし、受ける側は、興味や関心のあるものから読むなど、自分のペースで読むことができますし、送る側は、思いついたときにすぐに送ることができます。このメリットは大いに活かしましょう。
例えば、一度会った相手に対するサンキュー･レターの代わりとしてなら、お互いに負担になりません。また、紹介していただいた人にコンタクトをとる際に、事前に紹介していただいた旨と面談の趣旨、自己紹介などをeメールで送信しておくのも効果的といえます。
ピジネスツールとして用いる
eメールの活用によって、BtoCの類似効果を発揮することが可能になります。例えば、ある組合のケース。この組合はインターネット上にホームページを開いてネット通販をしていますが、eメールによってきめ細かな相談に乗っているのが特徴です。
顧客にすれば、対面では質問しづらいこともメールなら構わずにできるし、プロのアドバイスを具体的に受けることができます。
ホームページだけでは、企業と消費者は1対n(多数)の関係だが、eメールを有効に活用することによって、一対一の関係が築かれるものです。
＜これだけは知っておきましょう＞ eメールの基本書式
基本のマナーを守って
失礼のないように心掛ける
インターネットは仮想空間とはいえ、人対入の関係を結ぶ場所であることには違いがない。そこで当然、エチケットを心得ていなければならない。
最低限守らねればならないエチケットと、eメールを書く上での基本を併せて紹介します。
最低限守りたいエチケット
●安全性
暗号化装置を使用している場合を除いて、インターネット上のメールは安全ではない。クレジットカード番号やパスワードなど個人情報や非公開情報などは決してeメールに含めない。
●迷惑レター
絶対にチェーン･レター(幸福の手紙/不幸の手紙のメール版)を送ってはならない。
●感情メール
激情的なメッセージを送ってはならない。逆に、激情的なメールを受信した場合には、応答しないのが賢明である。
●自分の連絡先
受け取る相手に対する気配りとして、メッセージの終わりに連絡先情報を必ず入れよう。
●CC
返事をするときにはCCの宛てに気を付けよう。そうすれば、1対1のやりとりになるときに、他人を巻き込む心配がない。
●長文
100行を超える文章は長文である。長い文章の場合は全文章を点検しよう。そして、サブジェクト･ヘッダに「長文」という言葉を含めておくといい。
●ユーモア
相手は文化、言語、ユーモア感覚が違う人間と考えよう。ユーモアのつもりが皮肉に受け取られてしまうこともあるので注意。
●文字化け
半角力ナなど、文字化けする可能性のある文字を含めない。相手が解読できるかどうかを確認してから送る。
●一行の長さ
一行の長さは半角65文字未満(日本語で30文字程度)で改行する。
●件名(サブジェクト)
eメールには、メッセージ内容を反映する件名を必ず付ける。
●フアイル送付
100キロバイト以上の大きなファイルは、相手の許可をもらってから送付するようにしたほうが無難。
●転送
頼まれてもいない大量の情報を他人に送ってはいけない。
eメール作成のルール
●内容の吟味
気楽に送れるeメールだけに、本当に送っていいものかどうかを吟味したい。例えば、依頼事などの場合は、相手によっては正式に手紙を書いてから、電話や訪問をしたほうが効果的なケースが多い。あるいは、eメールと電話を併
用するだけでいい場合もあるだろう。
このように、相手と内容によって、eメールの使い方を考える必要がある。
●簡潔な表現
エチケットにあるが、簡潔な表現も重要になる。受信者が素早く読み取れるような簡潔さが要求される。ただし、簡潔とブッキラボウとは違うので注意したい。
●1メール1件
ビジネス文書の基本の一つに「1レター1件」がある。eメールも同様、1メールに多くの用件を盛り込まない。
●重要度
忙しい相手に自分の発信したeメールを読んでもらうためには、重要度を示す表示をしておくといい。ただし、これは本当に緊急を要する場合のみにしておかないと、信用を失ってしまう。
表現法
●一目で内容が分かる件名
受信画面の「件名」欄は受信画面に表示されている。それだけに、メッセージの内容が一目でわかる件名にして、相手に重要度を判断してもらう。
●書き出しは「ロロ様」
ビジネスメールの基本は、「○○組合△△部ロロ様」と相手の所属、氏名から始めることである。いきなり用件から始めない。
●短文の積み重ね
読みやすいeメールにするために、1センテンス45字前後を心掛けたい。
●箇条書き
できる限り箇条書きで表現する。
●長文の場合は要約を付ける
長文のメールの場合には、本文はその要約文のみにし、詳細は添付する。なお、添付ファイルは自己解凍型圧縮ファイルにしておく。
●署名
文末には必ず署名を入れる。「組合名」「会社名」「所属部署名/肩書」「氏名」「電話/ファクシミリ番号」「HPのURL」「住所」など、必要に応じて入れる。ただし、4行程度とすること。
文章作法
●「です、ます」調
社外へのメールは「です、ます」調で。ソフトでフォーマルな表現にする。
●挨拶文は最小限で
書き出しの挨拶は簡潔でいい。ただし、まったく書かないと雑な感じがしてしまうので、「いつもお世話になっております」「先日はご協力いただきましてありがとうございました」程度は書いておきたい。
●結論を先に示す
まず「結論」を示し、それに至った「経緯」「背景」「根拠」などを説明する。
●漢語表現の乱用をしない
ワープロソフトでは、むずかしい漢字でも簡単に変換してくれるので、漢字表現が増えてしまうことがある。読みやすさを考えると、漢字の比率を全体の30%以下に抑えておきたい。
組合からのメール文例
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件名： △△△△組合 講習会の開催について 本文： △△△△組合 いつも組合運営に御尽力いただきありがとうございます。 さて、●●年度 第●回講習会を下記により開催致しますのでご多忙中のところ恐縮ですが是非ご出席下さるようお願い申し上げます。 ご出席の有無につきましては、●月●日（●）迄にこちらのメールにご返信下さるか、事務局宛にFAXでお知らせ下さいますよう併せてお願い申し上げます。 １）日時 平成●●年 ●月●●日（●） 午後６時～ ２）場所 当組合 組合事務所 ３）内容 [1] メール活用法 ４）参加費 無料
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