Q30 決算関係書類等に関する年度末事務手続き

　組合の決算関係書類等に関する年度末事務手続きについて、具体的に教えてください。

　今回は改めて決算関係書類を中心に、年度末から総会までの手続きを中心に述べます。
　これまで、理事は① 通常総会の１週間前までに決算関係書類を監事に提出しなければならない②通常総会の１週間前までに決算関係書類を主たる事務所に備え置かなければならない。とされていましたが、今回（平成18年）の「改正組合法」により次のようにその手続きが明確化されました。

(1)決算関係書類及び事業報告書は、監事の監査を受けた上で理事会の承認を受けなければならない。
(2)理事は、理事会の承認を受けた決算関係書類及び事業報告書を、通常総会の通知とともに組合員に提供しなければならない。
(3)組合は、通常総会の２週間前に決算関係書類及び事業報告書を主たる事務所及び従たる事務所（従たる事務所へは写し）に備え置かなければならない。

　また、今般の改正により、監事の監査を受けた後に理事会の承認を受けることとされました。

　なお、監事の決算関係書類に係る「監査報告」の内容は次のとおりです。
① 監事の監査の方法及びその内容②決算関係書類（剰余金処分案又は損失処理案を除く。）が当該組合の財産及び損益の状況をすべての重要な点において適正に表示しているかどうかについての意見③剰余金処分案又は損失処理案が法令又は定款に適合しているかどうかについての意見④ 剰余金処分案又は損失処理案が当該組合の財産の状況その他の事情に照らして著しく不当であるときは、その旨⑤監査のために必要な調査ができなかったときは、その旨及びその理由⑥追記情報⑦監査報告を作成した日。

　さらに、通常総会の招集にあたっては会議の目的たる事項（議案）を示すことで足りていましたが、これからは通常総会の招集にあたっては、決算関係書類、事業報告書、監査報告書を併せて提供（書面の場合は郵送）しなければならないことになりました。

　さらに、監事が監査報告を理事に通知するまでの期間としては、組合から決算関係書類（業務監査権限を有する監事は事業報告を含む）が提供されてから、原則４週間を経過した日とされています（＊監事が４週間以内に監査報告を理事に通知することは特段問題ではありません）。

　このこと及び通常総会の２週間前までに決算関係書類及び事業報告書を事務所に備え置くことが義務づけられたことから、組合においては、決算関係書類及び事業報告書を監事へ提出した日から通常総会の開催日までは最低６週間を要しますので、年度末終了後に速やかに決算関係書類及び事業報告書を作成する必要があります。

　その際、組合から監事への関係書類の提出期限は法律に特段規定されていないことから、個々の監事の監査能力と監査に要する実際の期間を見極め、関係書類の作成期限を予め決定することが肝要です。
加えて、決算関係書類及び事業報告書の監事への提出時期、理事会の開催時期、通常総会の通知とともに決算関係書類及び事業報告書を組合員に提供する方法等について、個々の組合で検討することが必要です。

　なお、組合員全員の同意がある場合には、総会の招集手続を省略することができますが、この場合には招集手続そのものを行う必要がないことから、決算関係書類、事業報告書を組合員に事前に提供する必要はないものと考えられています。

　また、事前に提供することが必要なものは、決算関係書類、事業報告書及び監査報告であり、通常総会の議決を要することとなっている収支予算や事業計画などは事前提供の対象にはなっていません。